ふたたび「返信ハガキのお願い」

この記事は、いつのも「お知らせ」とは違って「同級生の皆さんへのお手紙」のような気持ちで書くことにします。つまり「お願い」があるんです。
事務局の郵便ポストに、同級生の皆さんからの返信ハガキが、毎日毎日、数枚づつ届きます。どれも嬉しい1枚なので隅々までしっかり読んでいます。届き始めた4月末からは、ポストを開けて確認するのが楽しい日課になりました。前回（4年前）も、そんな毎日だったことを思い出しています。
初心者の幹事さんなら、出席の返信に喜び、欠席にはガッカリ、なんてことなのかもしれませんが、この事務局（僕のことです）はそうではありません(笑)。長くやっていると、同級生の様々な事情とか、気持ちなんかが何となく想像できるものなのです。
いつものように出席と欠席のお知らせは、ほぼ半々なので、出席者数に一喜一憂するようなことは、もうありません。もちろん出席者の数は大事なんですが、僕にとって大事なのはハガキの総枚数、つまり「返信ハガキが届くこと」なんです。返信されるということは、同級生の彼や彼女が読んでくれたこと、そして同窓会への意思を示してくれた証だからです。

出欠を問わず返信してください
実は、今回の返信ハガキの枚数そのものが前回より少ないことが、とても気になっています。きっと返信ハガキが書けないで、そうなっているのだと考えています。コロナの影は今も大きいですから、同級生の一人一人に立場や事情の違いがあって、決めづらいのもよく分かります。本人やご家族が医療関係なら、なおさらのことですし、そもそも社会人としては当然の心配事だと思います。両親や家族の介護の問題も、おそらく多いことでしょう。僕もそんな一人です。誰もが「自分のことなのに8月のことが決められない」、そんな状況だと思います。
だから「後でキャンセルしてもいいから、先に申し込んでください」という仕組みにしました。とはいえ、キャンセルするなんて迷惑をかけることになる、と思う年齢ですよね(笑)。でも今回は違いますから安心して下さい。逆のことを言えば、「欠席します」と回答していても、後に「参加します」と変更して構いません。特別な状況下の同窓会ですから、対応も特別でいきましょう。
回収したハガキの記載データで名簿を更新するのですが、今回すでに170か所以上の変更箇所がありました。イメージで言えばほとんどの人に変更があるのです(笑)。つまりわずか4年でみんなの状況は変わってしまったんですね。名簿は同級生の「今」をつなぐ大事なデータです。だからこそ「どうせ欠席するつもりだから」などと放置するのではなく、出欠に関わらず返信ハガキを送付していただきたいのです。

4年前との大きな違いが、もうひとつあります。それは「個人情報」への関心の強さです。返信ハガキに、いわゆる「個人情報保護シール」を貼って返信されるケースが格段に増えました。中には、記入したハガキを封筒に入れて、送付なさる例も複数あります。事務局としては配慮の不足を大いに反省しましたし、保護シールは次回から標準装備（招待状に同封）するべきだと思っています。もし、データ漏洩が気になるようでしたら、上の写真のように「変更ありません」と記入し、修正箇所だけ明記して返送してください。
もちろん同窓会名簿は皆さんの「個人情報のかたまり」ですから、企業向けのクラウドを使って、セキュリティーとバックアップにも気を使って保管しています。使う際にも厳重な管理ルールで守っています。使うのはA面の「招待状」に代表されるケース、つまり「事務局からの一斉連絡」だけに限られています。ご安心ください。今回のA面でも「参加申し込みした方」だけにクラス幹事さんから連絡する、という進め方です。これもルールに準じたものですし、使う名簿コピーもナンバリングされ、要回収のルールです。
例え同級生であっても個人データを教えることはありません。クラス会をやりたいからクラス名簿が欲しい、と言われてもNGです。しばしば、事務局なのに協力してくれないと批判されますが、同級生との約束ですから仕方ありません。
笑い話ですが、僕は常任幹事でもありますから、B面企画の募集をするのですが、この名簿は使えません（そんなルールです）。だから近い友人に直接伝えるとか、公式サイトと公式SNSしか使えないんです(笑)。

長々と書きましたが、要するに「同窓会名簿」は、僕たちにとっての宝物なので、最新の状態であることが必要です。だから今回の返信ハガキが必要なんです。遅れても構いませんから、出欠に関わらず返信にご協力ください。